Ligar o seu site a um CRM: nunca mais perder um potencial cliente

Um formulário de contacto que envia um e-mail para uma caixa partilhada: é assim que funciona a maioria dos sites de PME. E é aí que os potenciais clientes se perdem: mensagem lida no telemóvel e depois esquecida, seguimento nunca feito, orçamento enviado sem acompanhamento. Ligar o seu site a um CRM resolve este problema e permite-lhe finalmente saber de onde vêm os seus clientes.

Um CRM, o que é exatamente?

Um CRM (Customer Relationship Management) é um software que centraliza os seus contactos e o respetivo histórico: pedidos, trocas, orçamentos, reuniões, vendas. Serve para acompanhar cada oportunidade comercial até à sua conclusão. Não é preciso uma grande equipa comercial para lhe tirar partido: um artesão, um escritório ou uma agência imobiliária beneficiam tanto quanto.

O que a ligação site + CRM muda no dia a dia

• Cada pedido torna-se uma ficha: nome, contactos, necessidade, página de origem, sem reintrodução.
• Ninguém é esquecido: o pedido é atribuído a alguém, com uma tarefa de lembrete.
• Os seguimentos partem sozinhos: um e-mail se o orçamento não tiver resposta em oito dias.
• Conhece as suas fontes: Google, Google Ads, redes sociais, passa-palavra. Investe onde dá retorno.

Que CRM para uma PME?

• HubSpot: versão gratuita generosa, muito completo, ideal para começar e depois crescer.
• Pipedrive: centrado no pipeline de vendas, simples e visual, apreciado pelas equipas comerciais.
• Brevo: CRM leve associado ao e-mailing e ao SMS, alojado na Europa.
• Axonaut ou Sellsy: soluções francesas que integram também orçamentos, faturação e tesouraria.
• Uma ferramenta setorial: alguns setores têm o seu próprio software (imobiliário, escritórios de advogados, saúde). Nesse caso, é esse que se liga.

Como funciona a ligação

Os formulários

O formulário do seu site envia diretamente as informações para o CRM através da sua API, além do e-mail ou em vez dele. Aproveita-se para acrescentar campos úteis à qualificação: tipo de projeto, orçamento, prazo. Um potencial cliente bem qualificado é uma primeira chamada muito mais eficaz.

A origem do contacto

O site memoriza a fonte da visita (pesquisa no Google, campanha publicitária, link partilhado) e transmite-a ao CRM com o pedido. É esta informação que lhe permite saber, seis meses depois, quantos clientes o seu SEO lhe trouxe realmente.

As reuniões e as chamadas

Uma ferramenta de marcações online pode criar automaticamente o contacto e o evento no CRM. As chamadas também podem ser acompanhadas, com um número dedicado ao site, por exemplo.

As automatizações mais úteis

1. Confirmação de receção imediata ao potencial cliente, com as próximas etapas.
2. Notificação à pessoa certa consoante o tipo de pedido ou a zona geográfica.
3. Seguimento automático de um orçamento sem resposta.
4. Pedido de avaliação no Google assim que o serviço estiver concluído.
5. Painel mensal: pedidos recebidos, taxa de conversão, faturação por fonte.

E o RGPD?

Recolher dados de potenciais clientes é permitido, desde que informe as pessoas (uma menção por baixo do formulário e uma política de privacidade), guarde apenas o que é útil e defina um prazo de conservação. Escolher uma ferramenta alojada na Europa também simplifica a conformidade. Fazemos o ponto destas obrigações no nosso artigo dedicado ao RGPD e às menções legais.

Por onde começar?

Faça a lista do que acontece hoje entre um pedido no seu site e a assinatura de um cliente. Cada etapa manual ou esquecida é uma automatização em potência. Podemos fazer este diagnóstico consigo e ligar o seu site ao seu CRM, quer se trate de um novo site ou do seu site atual. Para ir mais longe, descubra também como automatizar a sua empresa com Make, Zapier ou n8n.